[중앙뉴스=신현지 기자] 서울시는 앞으로 서울시 전체 아파트에 생산되는 모든 종이문서를 전자화하여 '스마트 아파트'를 생활화 한다는 계획이다. 앞서 서울시는  2017년 도봉구 창동주공4단지와 노원구 상계주공14단지가 전자결재 시범운영 아파트로 지정했다.

이어 올해는 아파트에서 생산되는 모든 종류의 종이문서를 전자화하고 전자 결재하는 ‘스마트 아파트’ 시범 단지를 8곳 추가한다고 26일 밝혔다. 

성동구의 마장세림 텐즈힐1단지, 동대문구 홍릉동부아파트, 은평구 백련산힐스테이트3차, 강서구 강변월드메르디앙, 서초구 롯데캐슬헤론과 서초트라팰리스,  강남구 엘에이치강남브리즈힐 등 8곳이다. 

선정 된 8곳 아파트는 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해왔던 관리비 부과서류, 공사·용역 관련 서류, 각종 점검일지 등 모든 종류의 생산문서를 전자결재 함으로써 문서의 생산부터 보관까지 모든 단계를 ‘전자문서화’ 한다는 계획이다.

그동안 아파트 관리체계의 종이문서는 관리로 인한 문서분실/위조/문서찾기 어려움 등이 있었다.  특히 방대한 종이문서 보관·관리비용 절감, 관리사무소 업체 및 직원의 잦은 변경으로 인한 체계적인 인수인계 어려움 등이 많았다.

서울시의 이번 사업은 그 어려움을 한 번에 해결할 수 있으며 아파트 관리비의 효율성과 정보공개 투명성 등을 한층 높일 수 있다는 것에 기대를 모으고 있다.  

이에 서울시는 지난 5월 자치구별 시범단지 공모를 통해 자발적 참여 의사를 밝힌 6개 자치구의 총 8개 단지를 선정했고 이들 아파트는 입주자대표회의에서 전자결재 사용 관련 내용을 의결, 신청했다. 

이번 선정된 8개 단지는 결재시간 단축을 통한 효율적인 아파트 관리, 입주민의 알권리 충족, 아파트 관리의 투명화 및 선진화 등을 위하여 시범사업에 신청했다고 배경을 밝혔다. 

따라서  서울시는 이번 사업에 참여하는 관리사무소장과 입주자대표들의 연령대가 대부분 고령인 점을 고려해 집합교육, 찾아가는 맞춤형 교육으로 전자결재 시범사업이 효율적으로 추진될 수 있도록 할 계획이다. 
  먼저 7월부터 참여구청을 중심으로 2~3개 단지를 묶어서 집합교육을 하고, 8월부터는 각 단지별로 방문하여 관리소장과 직원을 대상으로 맞춤형으로 교육이 진행한다는 계획이다. 이어 10월에는 입주자대표에게 교육을 진행, 이를 사용하게 할 예정이다.

아울러 시, 자치구, 시범단지 관계자 합동으로 착수보고회(7월)와 중간보고회(9월), 최종보고회(12월)를 개최하여 운영현황 공유 및 점검을 통해 더 나은 방향으로 개선, 발전시켜 나갈 계획이다.
  
류훈 서울시 주택건축국장은 “이번 아파트 전자결재 확대 사업은 아파트 관리를 효율적이고 투명하게 혁신하는 것뿐만 아니라 입주민의 알권리를 충족시켜 줌으로써 아파트내 갈등 해결에 많은 도움이 될 것으로 기대된다.”며 “지금은 시작단계이므로 입주민이 만족하는 투명한 정보공개 기반을 만들어 가기 위해서는 아파트 관계자 및 시민들께서 지속적인 관심을 갖고 지켜봐 주시길 당부드린다.”고 말했다.